Del 2 - Saksbehandling i folkevalgte organer

Politisk reglement for Kongsvinger kommune - Del II – Saksbehandling i folkevalgte organer er vedtatt av kommunestyret den 24.10.2019 i vedtak 120/19.

Viser bilde med tekst: Del 2 - Saksbehandling i folkevalgte organer

Her kan du laste ned brosjyren og skrive ut Politisk reglement - Del 2 (PDF, 945KB)

1    Om reglementet

1.1    Krav til reglement for saksbehandling

Kommunelovens (2018) bestemmelser om saksbehandling i folkevalgte organer gjelder i utgangspunktet fullt ut for alle organer. Det skal være særlige grunner for at noen organer er unntatt reglene, og dette vil fremgå av kommuneloven eller andre særlover.
Etter kommuneloven(2018) vil det ikke være adgang til å opprette organer hvor det vedtas at enkelte av saksbehandlingsreglene ikke skal gjelde.
Reglementet gjelder for saksbehandling og møtevirksomhet i folkevalgte organer i Kongsvinger kommune.
Reglementet gjelder for kommunestyret, formannskapet, utvalg og komiteer samt andre folkevalgte organer opplistet i kommuneloven(2018) § 5-1 andre ledd, hvis det ikke er bestemt annet i lov, jf. kommuneloven(2018) § 11-1.

2    Før møtet

2.1    Innkalling til møter

Lederen av det folkevalgte organet setter opp saksliste for det enkelte møtet.
Innkallingen til møtet sendes fortrinnsvis elektronisk til organets medlemmer og varamedlemmer innen rimelig frist.

2.2    Innkalling ved forfall

Ved meldt forfall fra medlemmer i et folkevalgt organ, innkalles varamedlemmer fra den gruppen der det er forfall.
Varamedlemmer skal så langt som mulig innkalles i den nummerorden de er valgt.

2.3    Saksliste og dokumenter

Innkallingen skal inneholde saksliste og dokumentene i sakene.
Sakslisten til møtet og sakenes dokumenter, som ikke er unntatt offentlighet, skal gjøres tilgjengelig for allmennheten.

3    Gjennomføring av møtet

3.1    Møteskikk og møteledelse

3.1.1    Møteleders redegjørelse for saken
Møteleder leser opp saksnummer og saksbetegnelse for saken. Møteleder sørger for å få avgjørelse i eventuelle spørsmål om habilitet og lukkede dører.
Møteleder redegjør for saken så langt det er påkrevd og gjør oppmerksom på mulige dissenser.

3.1.2    Talerliste
Møteleder skal spørre om noen ønsker ordet, og talerliste blir notert i den rekkefølge talerne ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem.

3.1.3    Replikk
Det skal som hovedregel gis adgang til replikk. Den gis straks etter en talers innlegg og før neste taler på talerlisten. En replikk skal være kort og et direkte tilsvar på talerens innlegg.

3.1.4    Ordskiftet
Taleren skal rette sine ord til møtelederen, og åpne sine innlegg med tiltaleformen «ordfører» i kommunestyret, og «leder» i andre utvalg, komiteer og råd.
Taleren skal ikke tale til forsamlingen eller til en bestemt representant, og møtelederen skal påse at dette følges. Taleren skal i sitt innlegg ikke si noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre.

3.1.5    Møteleders stilling under ordskiftet
Møteleder skal følge forhandlingen med oppmerksomhet, og ha sin oppmerksomhet mot den som har ordet.
Ønsker møtelederen å ta del i ordskiftet med annet enn faktaopplysninger og ren informasjon, skal ledelsen av forhandlingene overlates til en annen representant.
Møtelederen skal sørge for ro i salen, og på tilhørerplass. Møtelederen skal påtale krenkende uttalelser eller andre overtredelser av reglementets ordensbestemmelser.
Møteleder kan avbryte taleren med muntlig påtale eller bruke klubba. Møtelederen kan også ved avstemning la forsamlingen avgjøre om den som lager uro skal stenges ute fra resten av møtet.

3.1.6    Taletid og avslutning av ordskiftet
Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan det folkevalgte organet vedta at taletiden begrenses.
Anser det folkevalgte organet at en sak er drøftet ferdig, kan det vedta å slutte ordskiftet om saken.
Møteleder skal påse at den fastsatte tidsbegrensningen blir overholdt. Møteleder skal markere tydelig når ordskiftet avsluttes.

3.1.7    Avstemning
Møteleder erklærer debatten avsluttet og tar saken opp til avstemning. Medlemmene i det folkevalgte organet som er tilstede når saken tas opp til avstemning, kan ikke forlate møtet før avstemningen er avsluttet.
Fra møteleder har erklært at saken tas opp til avstemning og til avstemningen er avsluttet skal ordskiftet opphøre og det kan ikke settes frem nye forslag. Det er heller ikke anledning til å ta andre saker opp til behandling.
Før en endeling avstemning i en sak kan forsamlingen gjennomføre prøveavstemning som ikke er et bindende vedtak.
Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen frem forslag om rekkefølgen av avstemningen.
Er innstillingen eller forslaget det skal stemmes over, delt i flere poster eller paragrafer, bør det i alminnelighet stemmes over hver enkelt post eller paragraf, og deretter til slutt over hele innstillingen eller hele forslaget.
Ved ordskifte om stemmegivningen, skal møtelederen sørge for at talerne bare holder seg til avstemningsspørsmålet.
Ved uenighet om avstemningsrekkefølgen, avgjør det folkevalgte organet selv rekkefølgen ved alminnelig flertall.
Avstemningen kan skje på en av disse måtene:
a)    Åpen stemmegivning ved stilltiende bifall når ingen, selv om de er oppfordret til det, uttaler seg mot et forslag møtelederen har satt frem.
b)    Åpen stemmegivning ved at medlemmene oppfordres til å avgi stemmetegn. Når møtelederen bestemmer det eller når et medlem krever det, holdes kontraprøve.
c)    Skriftlig stemmegivning med stemmesedler uten underskrift (hemmelig stemmegivning). To medlemmer utpekt av møtelederen teller opp stemmene.

3.1.8    Protokolltilførsel
Det enkelte medlem eller et mindretall i organet kan kreve inntatt i møteprotokollen en kort begrunnelse for sitt standpunkt i en sak. Kravet om protokolltilførsel må fremsettes i møtet.
Protokolltilførsel kan bare nektes når det foreligger særlig hensyn, hvis protokolltilførselen har en sjikanerende form eller er unødig omfattende.
Møteleder avgjør om protokolltilførselen skal tillates ført i møteprotokollen.

3.2    Spørsmål og interpellasjoner i kommunestyret

3.2.1    Spørsmål fra de folkevalgte
Alle medlemmer kan i møtet stille spørsmål til lederen av et folkevalgt organ, også om saker som ikke står på sakslisten. 
Slike interpellasjoner skal være fremmet i så god tid at de kan sendes ut sammen med de ordinære saksdokumentene til første påfølgende møte. I den utstrekning det er mulig, skal også svar på interpellasjonen foreligge og sendes ut samtidig.
Interpellasjoner behandles ved slutten av møtet. Interpellanten får anledning til å lese opp og begrunne sin interpellasjon, deretter svarer ordføreren eller den som fungerer som møteleder. Det gis anledning til en etterfølgende debatt hvor interpellanten og svareren får to innlegg hver, og de øvrige ett innlegg. Det gis også anledning til å fremme forslag, og få disse votert over, etter kommunestyrets vanlige regler. Ordfører/møteleder kan fastsette begrenset tid for behandling av en interpellasjon.
I saker som berører partsrettigheter eller rettigheter til andre som blir berørt av saken, og som ikke har fått anledning til å bli hørt, skal eventuelle forslag alltid sendes til administrasjonen for nærmere saksbehandling og eventuell behandling i de politiske organer hvor de hører hjemme.
Skriftlige spørsmål og interpellasjoner som inneholder konkrete forslag som organet skal ta stilling til (vedtak), skal behandles etter reglene om å få en sak på sakslisten. Spørsmål og interpellasjoner som står på sakslisten kan bare nektes behandlet etter reglene i punkt 3.3 om endring av saksliste.  

3.2.2    Spørsmål til de folkevalgte
Alle personer som er bosatt og har stemmerett i kommunen kan stille spørsmål til ordføreren, kommunestyret eller det enkelte medlem av kommunestyret. 
For å sikre at svareren kan gi et tilfredsstillende svar, bør spørsmålene som hovedregel være forelagt ordføreren senest 2 dager før møtet.
Kommunestyrets  medlemmer kan ikke selv delta som spørrere. Spørsmålene må gjelde kommunale forhold og være av allmenn interesse for kommunens innbyggere.
Spørsmål som etter ordførerens oppfatning bør stilles til den kommunale administrasjon, avvises. Spørsmål som ikke kan besvares forsvarlig umiddelbart, utsettes til neste møte.

3.2.3    Innbyggerforslag
Innbyggere i Kongsvinger kommune kan fremme forslag som gjelder kommunens virksomhet, jf. kommuneloven (2018) § 12-1. Kommunestyret plikter selv å ta stilling til forslaget hvis minst to prosent av innbyggerne står bak det, eller det foreligger 300 underskrifter.

3.3    Endring av saksliste

Et folkevalgt organ kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandling av en sak som er oppført på den utsendte sakslisten, jf. kommuneloven (2018) § 11-3.
Et folkevalgt organ kan fatte vedtak i en sak som ikke er oppført på sakslisten eller saksdokumenter ikke er sendt ut sammen med innkallingen.
Hvis møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det, kan organet ikke fatte vedtak i en sak som ikke er oppført på sakslisten eller hvor saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen.

3.4    Vedtak i saker

3.4.1    Om vedtak
Folkevalgte organer i Kongsvinger kommune skal behandle saker og treffe vedtak i møter.

3.4.2    Vedtaksførhet
Minst halvparten av medlemmene må være tilstede under behandlingen og ha avgitt stemme i den aktuelle saken, for at et folkevalgt organ skal kunne treffe et vedtak.

3.4.3    Vedtak
Et vedtak treffes med flertallet av de avgitte stemmene hvis ikke noe annet følger av kommuneloven eller av valgloven § 9-3 andre ledd.
I andre saker enn de som gjelder valg, er møtelederens stemme avgjørende hvis antall stemmer for og imot et forslag er likt.

3.4.4    Vedtak økonomiplan og årsbudsjett
Ved behandling av økonomiplanen eller årsbudsjettet i kommunestyret, skal medlemmene ved den endelige avstemningen, stemme over forslaget til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet.
Hvis det er fremmet flere alternative forslag, og ingen av disse får flertall ved første gangs avstemning, skal det deretter stemmes over bare de to forslagene som fikk flest stemmer ved første gangs avstemning.

3.4.5    Vedtak om hastekompetanse
Kommunestyret kan i eget vedtak eller i delegeringsreglementet beslutte at formannskapet, utvalg eller ordføreren gis myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av et annet organ.
Vedtak om hastekompetanse skal bare skje når det er nødvendig å treffe vedtak så raskt at det ikke er tid til å innkalle det organet som skulle ha avgjort saken.
Melding om hastevedtak truffet av annet organ skal legges frem i det neste møtet i det organet som skulle ha avgjort saken.

3.4.6    Vedtak i hastefjernmøter
Lederen av et folkevalgt organ kan beslutte å behandle en sak skriftlig eller i hastefjernmøte, jf. punkt 3.6.9 i reglementet, hvis det er påkrevd å få avgjort en sak før neste møte.
Forutsetningen for bruk av skriftlig saksbehandling eller hastefjernmøte er at det ikke er tid til å holde et ekstraordinært møte, eller at saken ikke er så viktig at et ekstraordinært møte anses som nødvendig.
Ved hastefjernmøte kan medlemmene i organet innkalles med kortere frist enn etter ordinære regler. Hvis 1/3 av organets medlemmer krever det, skal saken utsettes til det kan holdes et ordinært møte.
Ved bruk av skriftlig saksbehandling skal sakens dokumenter med forslag til vedtak sendes samtidig til alle organets medlemmer.
Forslaget anses som vedtatt hvis samtlige medlemmer i organet er enig i at vedtaket treffes etter skriftlig saksbehandling og at de slutter seg til det fremlagte forslaget til vedtak.

3.4.7    Omgjøringsrett
Et overordnet organ kan av eget tiltak omgjøre et underordnet organs vedtak, jf. Politisk reglement for Kongsvinger kommune – Del III – Delegeringsreglement. 
Leder av overordnet organ kan bestemme at iverksetting av vedtaket skal utsettes til endelig vedtak er fattet. En eventuell omgjøring må ta hensyn til forvaltningsloven § 35.

3.4.8    Lovlighetskontroll
Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kan kreve at departementet kontrollerer om et vedtak er lovlig.
Kravet skal settes frem for vedtaksorganet innen tre uker fra vedtaket ble truffet.
Hva som kan lovlighetskontrolleres og innholdet i lovlighetskontrollen fremgår av kommuneloven (2018) § 27-2 og innholdet i lovlighetskontrollen kommuneloven (2018) § 27-3.

3.5    Inhabilitet og fritak for folkevalgte

3.5.1    Om inhabilitet
En folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtak i en sak som ansatt i kommunen, er inhabil til å behandle den samme saken i et folkevalgt organ. Dette gjelder likevel ikke ved behandlingen av årsbudsjett, økonomiplan eller kommuneplan i et folkevalgt organ.
En folkevalgt er ikke inhabil når det skal velges personer til offentlige tillitsverv, eller når det skal fastsettes godtgjøring o.l. for slike verv.

3.5.2    Avgjørelse av habilitet og fritak
Forvaltningsloven kap. II. Om ugildhet gjelder ved behandling av saker i folkevalgte organer med de særregler som følger av kommuneloven(2018) § 11-10.
Det folkevalgte organet avgjør selv om den folkevalgte er inhabil eller skal fritas av personlige grunner.
Vedtak om fritak skal føres i møteboken, jf. punkt 4.1 i reglementet.

3.5.3    Fritak av personlige grunner
En folkevalgt kan søke om å bli fritatt fra å delta i behandlingen av en sak hvis personlige grunner tilsier fritak.

3.6    Rutiner for møter i folkevalgte organer

3.6.1    Møteprinsippet
Folkevalgtes saksbehandling skal foregå i formelle møter og ikke andre steder. Det skal ikke holdes uformelle lukkete sammenkomster med hele eller deler av organet hvor saker organet har som oppgave, behandles eller drøftes.
Møtene hvor saksbehandling foregår skal skje i folkevalgte organer eller andre kommunale organer, jf. kommuneloven(2018) §§ 5-1 og 5-2.

3.6.2    Møteplan
Alle folkevalgte og kommunale organer skal ha møteplaner for ett år av gangen. Møteplanene skal samordnes for å sikre en effektiv saksbehandling.
Møter i et folkevalgt organ skal holdes hvis et av vilkårene under er oppfylt:

  • Organet selv eller kommunestyret vedtar det
  • Organets leder mener det er nødvendig
  • Minst 1/3 av medlemmene i organet krever det

Møteplanen skal kunngjøres for allmennheten.

3.6.3    Kunngjøring av møter
Møter i folkevalgte organer skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet skal være helt eller delvis lukket.
Kunngjøringen skal inneholde tidspunkt og møtested, og opplyse om hvor saksliste og offentlige saksdokumenter er tilgjengelige.

3.6.4    Møteleder
Møter i folkevalgte organer ledes av organets leder eller nestleder.
Hvis både leder og nestleder har forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.

3.6.5    Rådmannens møte- og talerett
Rådmannen har møte- og talerett i alle folkevalgte organer, med unntak av kontrollutvalget.
Rådmannen kan la en av sine underordnede utøve denne retten på sine vegne.

3.6.6    Møteoffentlighet
Alle har rett til å være tilstede i møter i folkevalgte organer, hvis ikke organet har vedtatt å lukke møtet.

3.6.7    Lukking av møte
Et folkevalgt organ skal vedta å lukke møtet når det skal behandle en sak som

  • angår arbeidstakers tjenstlige forhold
  • inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt

Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte hvis hensynet til

  • personvern krever at møtet lukkes
  • tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentlighetsloven hvis det hadde stått i et dokument.

Et folkevalgt organ eller møtelederen kan vedta at debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte.
En avstemning om eventuell lukking av møte skal holdes i åpent møte.
Et lukket møte kan ikke avholdes som fjernmøte, jf. punkt 3.6.9 i reglementet.

3.6.8    Lyd- og bildeopptak i møter
Så langt det er mulig skal møter i folkevalgte organer videooverføres. Sendingene vil være tilgjengelige for allmennheten i fire år etter opptaksdato.
Hvis noen ber om det, og hvis det ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet, skal møteleder gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter. 
Bestemmelsen over gjelder ikke for møter som organet selv overfører til allmennheten med lyd og bilde.

3.6.9    Fjernmøter
Folkevalgte organer kan beslutte at et møte skal holdes som fjernmøte hvor deltakerne i møtet via tekniske hjelpemidler kan se, høre og kommunisere med hverandre.
Kommunikasjonen i møtet skal foregå uten nevneverdig tidsforsinkelse (sanntid). Andre bestemmelser om møter gjelder også for fjernmøter.
Et møte som skal lukkes, jf. punkt 3.6.7 i reglementet, kan ikke holdes som fjernmøte.

Snakk med oss

SERVICETORGET
Telefon: 62 87 40 00
Man, tir, tor, fre kl. 08:00 - 15:30
Ons kl 09:00 - 15:30
E-post til servicetorget

Døgnåpne vakttjenester

Skriv til oss

KONGSVINGER KOMMUNE
Postboks 900
2226 Kongsvinger
E-post til Kongsvinger kommune (Postmottak)
Tenk på følgende før du sender brev/ e-post til kommunen

Org.nummer: 944 117 784
Bankkontonummer: 1822 83 85200
Kommunenummer: 0402
Ansvarlig redaktør: Rune Lund

Personvernerklæring

Besøk oss

SERVICETORGET
Rådhusplassen 3
2212 KONGSVINGER

Åpningstid:
Man, tir, tor, fre kl. 08:00 - 15:30
Ons kl 09:00 - 15:30